PERSONVERNERKLÆRING (fullversjon)
for Åmot kirkelige fellesråd og Åmot, Nordre Osen og Deset menigheter.
Når du bruker nettsiden vår, planlegger kirkelige handlinger, eller kontakter oss vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysningene.
Åmot kirkelige fellesråd v/kirkeverge Tove Rødsdalen er ansvarlig for opplysningene som samles inn.
Kontaktinformasjon:
Telefon: 962 33 610 eller 960 13 258
E-post: post.kirken@amot.kommune.no
Besøksadresse: Sjøgata 29, 2450 RENA
Postadresse: Torget 1, 2450 RENA
Organisasjonsnummer: 976 988 248
Du kan ta kontakt om alle spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger.
Hvorfor vi samler inn opplysninger og hva slags informasjon
Vi samler inn dine personopplysninger avhengig av formål, hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.
Besvare henvendelser: Vi samler inn navn, e-post, telefonnummer og eventuell annen nødvendig informasjon som du oppgir, slik at vi best mulig kan svare på din henvendelse.
Ved rekruttering til stillinger: Vi samler inn CV, søknad, attester, vitnemål og referanser som du sender til oss.
Etter dødsfall samler vi inn og lagrer følgende informasjon:
- Fødsels- og personnummer, navn og adresse for avdøde.
- Fødsels- og personnummer, navn og kontaktinformasjon fester.
- Navn og kontaktinformasjon på den som er ansvarlig for gravferden.
- Gravsted, festetid, og betalt festeavgift.
Informasjonen brukes til lovpålagt lagring av opplysninger i forhold til bruk av grav og registrering av kirkelige handlinger i kirkebok, samt forberedelse av gravferd.
For de som velger kirkelig seremoni (og andre som ber om det), er det vanlig å oppgi navn på avdøde på førstkommende gudstjeneste etter gravferd, i kirkebladet, og på neste Allehelgen.
Ved dåp samler vi inn og lagrer følgende informasjon:
- Fødsels- og personnummer, navn og adresse for den døpte.
- Navn, fødselsdato og kontaktinformasjon foreldre.
- Navn faddere.
Informasjonen brukes til lovpålagt lagring av opplysninger om dåpen i kirkebok, samt forberedelse av dåpen, dåpsattest og menighetens hilsen til faddere.
Det er vanlig at den døptes navn nevnes i kirkebladet under «Bygd og ætt».
I forbindelse med trosopplæringstiltak samler vi inn og lagrer følgende informasjon:
- Navn og alder på barn og unge som deltar.
- Navn og kontaktinformasjon foreldre.
Menighetspedagog med ansvar for tiltaket, og annet personell, har tilgang til opplysningene. Alle har taushetsplikt etter forvaltningslovens §13.
Informasjonen brukes til å invitere til nye samlinger, samt føre statistikk over deltakelse, som f.eks. antall barn som deltar ved hvert tiltak.
Invitasjoner til trosopplæringstiltak sendes ut til medlemmer i riktige aldersgruppe, og til andre som har gitt sitt samtykke til det. Det hender at vi bruker bilder, dette etter samtykkeerklæring, fra trosopplæringstiltak i kirkebladet, på hjemmeside og annet informasjonsmateriell.
Ved konfirmasjon samler vi inn og lagrer følgende informasjon:
- Navn, fødsels- og personnummer og kontaktinformasjon til konfirmanten.
- Navn og kontaktinformasjon foreldre.
Informasjonen brukes til utsending av informasjon og å føre kirkebok
Det hender at vi bruker bilder, dette etter samtykkeerklæring, fra konfirmantsamlinger i kirkebladet, på hjemmeside og annet informasjonsmateriell. Det er også vanlig å sette lister med navn på årets konfirmanter i kirkebladet, vår hjemmeside, og lokalavisa Østlendingen.
Ved vigsel samler vi inn og lagrer følgende informasjon:
- Navn, fødsels- og personnummer, adresse og kontaktinformasjon til de som skal gifte seg.
Informasjonen brukes til å føre kirkebok, samt sørge for registrering av vigsel i medlemsregisteret.
Det er vanlig at navn på de som gifter seg nevnes, dette etter samtykkeerklæring, i kirkebladet under «Slekters gang».
De av kirkelig ansatte som trenger opplysningene for å utføre avtalte tjenester, har tilgang til opplysningene. Alle har taushetsplikt etter forvaltningslovens §13.
Som registrert har du bl.a. rett til å kreve innsyn eller retting av personopplysningene ihht EUs personvernforordning. Du har også rett til å trekke tilbake ditt samtykke.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for det. For eksempel er vi pålagt å føre døpte inn i medlemsregisteret, føre dåp, vigsel og gravferd i elektronisk kirkebok, og føre oversikt over hvem som er gravlagt i hvilken grav.
Dersom vi setter inn navn eller bilde i informasjonsmateriell (f.eks. kirkeblad og hjemmeside) vil vi først hente inn et samtykke.
Åmot kirkelige fellesråd bruker databehandlere for å lagre og behandle personopplysninger. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å sikre informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere pr i dag:
- Agrando AS, med programmene Medarbeideren og Labora menighet. Brukes til registrering av dåp, konfirmasjon, felles kalender for ansatte, samt hjemmeside.
- Kommunion AS med programmet Ecclesia, for registrering av døde, graver, festere og betalt festeavgift.
- Åmot kommune/SÅTE IKT for drift av datamaskiner, e-post og operativsystem.
- Dokumenter i papirversjon oppbevares innelåst.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene er samlet for, deretter vil de slettes/makuleres.
Siden organer i Den norske kirke er forpliktet av arkivloven, gjør vi oppmerksom på at sletting kun kan gjennomføres der dette er i overenstemmelse om regelverket i arkivlovgivningens regelverk om kassasjon. Opplysninger om gravlegging, feste og kirkelige handlinger er blant de opplysninger som vi er forpliktet til å lagre.
Dine rettigheter
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg, eller trekke tilbake ditt samtykke. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du sende mail til behandlingsansvarlig på følgende adresse:
post.kirken@åmot.kommune.no
Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overenstemmelse med personvernlovgivningen, kan du klage til datatilsynet: postkasse@datatilsynet.no.
Endringer
Endring av våre tjenester og endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon om personvern vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside www.amot.kirken.no